Hjemmekontor - hvilke regler gjelder?

I løpet av våren har mange erfart hva det vil si å flytte arbeidsplassen inn i eget hjem. For svært mange vil hjemmekontor bli en fast ordning fremover. Men hva sier reglene om dette?

Arbeidsmiljøloven har som utgangspunkt at partene definerer hva som er arbeidsplassen, og denne skal angis i arbeidsavtalen.

I tradisjonell forstand vil arbeidsplassen ofte være et kontor, butikk, anleggsplass osv. For arbeidsgiver innebærer dette vanligvis at det er enkelt å praktisere instruksjon, tilsyn og tilrettelegging i arbeidsforholdet. For arbeidstaker vil krav til forsvarlig arbeidsmiljø stå sentralt. Arbeidstiden er også enklere å kontrollere så lenge arbeidstaker befinner seg innenfor arbeidsgivers område. 

  • Hjemmekontor som fast ordning

I de tilfeller hvor arbeidsplassen flyttes til arbeidstakers hjem, så vil dette få konsekvenser for arbeidsforholdet. 

I "Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem" er det bestemt om og i hvilken utstrekning arbeidsmiljølovens bestemmelser kommer til anvendelse.

Forskriften gjelder ikke for «kortvarig eller tilfeldig arbeid». Dersom arbeidet skjer hjemmefra i sporadiske tilfelle, så vil ikke dette være omfattet av forskriften. Arbeidstilsynet har også ansett praksis med hjemmekontor som følge av corona-utbruddet som "kortvarig og tilfeldig".

Motsatt hvor partene innretter seg i forhold til at dette skal være en fast ordning fremover. 

  • Arbeidsavtale

Ingen av partene kan kreve hjemmekontor. Dette forutsetter altså at partene er enige.

Forskriften §2 bestemmer at arbeidstaker og arbeidsgiver skal inngå skriftlig avtale om hjemmearbeidet, og denne skal omfatte minst:

-              omfanget av hjemmearbeidet
-              arbeidstid for hjemmearbeidet
-              eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
-              dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
-              eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik
               oppsigelse mv.
-              eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
-              eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
-              eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Temaene i opplistingen er sentrale temaer i arbeidsmiljøloven, og partene er pålagt å regulere disse nærmere i avtalen om hjemmekontor. Hensynet bak bestemmelsen er å ivareta behovet for både forutsigbarhet og fleksibilitet. At partene er pålagt å inngå skriftlig avtale vil også sikre bevis for hva som er avtalt.

  • Krav til arbeidsmiljø

Arbeidsmiljøloven har i kapittel 2, 3 og 4 viktige bestemmelser om arbeidsmiljøet. Ved forskriften er det bestemt at disse ikke skal gjelde for arbeid i hjemmet (med unntak av arbeidsmiljøloven §3-1 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid).

Forskriften har imidlertid inntatt en generell bestemmelse om forsvarlig arbeidsmiljø som er slik:

«For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger.»

Forhold som kan ha betydning for arbeidsmiljøet vil kunne være ergonomi, kontakt med kolleger, generell egnethet som arbeidsplass mm.

Forskriften har også bestemmelser om internkontroll, og verneombud og miljøutvalg.

En del vil antakelig spørre om arbeidsgiver kan kreve adgang til hjemmearbeidsplassen. Forskriften sier uttrykkelig at arbeidsgiver og verneombud ikke har tilgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten etter særskilt avtale. Arbeidsgiver kan derfor ikke kreve å komme på hjemmebesøk. 

En annen sak er at arbeidstaker plikter å medvirke til tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø, jf. forskriften §3, 2. ledd.

  • Arbeidstid

Partene må si noe om arbeidstid i arbeidsavtalen.

Forskriften bestemmer at viktige arbeidstidsbestemmelser i arbeidsmiljøloven ikke gjelder ved hjemmearbeid. Arbeidstiden for hjemmearbeid er i forskriften regulert slik:

- Den alminnelige arbeidstid er 40 timer i uken. Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid. Arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en 4-månedersperiode ikke overstiger gjennomsnittlig 48 timer i uken, inklusiv overtid.

- For arbeidstaker som delvis arbeider hjemme må den sammenlagte arbeidstid hjemme og utenfor hjemmet ikke overstige grensene for arbeidstidens lengde etter forrige ledd.

- Arbeid mellom klokken 2300 og 0600 eller 2400 og 0700 er nattarbeid. Arbeidstakere som hovedsakelig utfører arbeid om natten skal ikke arbeide mer enn 8 timer i døgnet.

  • Skattespørsmål ved hjemmekontor

Dersom arbeidstaker benytter en del av boligen utelukkende til hjemmekontor, kan vedkommende ha krav på skattefradrag.

For bolig hvor minst halvpartene av boligen benyttes av arbeidstakeren selv, kan utgifter til hjemmekontor gi rett til enten standardfradrag eller fradrag for faktiske kostnader knyttet til hjemmekontoret.

Vilkåret er at det er snakk om eget rom som utelukkende brukes til hjemmekontor. Kombinert bruk, for eksempel loftstue/kontor, vil ikke være omfattet.

Dersom arbeidstaker leier bolig, vil en måtte fordele utgiftene skjønnsmessig på boligdel og hjemmekontor.

Det er viktig å være klar over at ved salg av bolig med hjemmekontor, så vil hjemmekontorets forholdsmessige andel være skattepliktig ved gevinst.

  • Regler om taushetsplikt og oppbevaring av personopplysninger

For arbeidsgivere vil ordningen forutsette at en har gode rutiner og systemer for å ivareta taushetsplikt, håndtering av personopplysninger, oppbevaring av dokumenter mm i arbeidstakers hjem. Begge parter plikter å legge til rette for at dette løses i tråd med viktige datasikkerhet- og personvernregler.

Så lenge arbeidsgiver ikke ensidig kan kreve kontroll av hjemmearbeidsstedet, så vil oppfølging av reglene i stor grad være tillitbasert.

 

Advokat Børre Eskedahl